Privacyverklaring Bwiser

Verwerkingsverantwoordelijke en contactgegevens

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen waarvoor wij zelf het doel en de middelen bepalen, is:

• Bwiser B.V.
• Transistorstraat 54-D, 1322 CK Almere, Nederland
• KvK-nummer: 63755432
• E-mail: software@bwiser.nl
• Telefoon: +31 (0)85 130 7428

Samenhang met onze andere documenten

Naast deze privacyverklaring zijn op onze dienstverlening onze Algemene Voorwaarden van toepassing. Verwerken wij persoonsgegevens in opdracht van een zakelijke klant, dan leggen wij de afspraken daarover vast in een verwerkersovereenkomst die wij standaard ter beschikking stellen. Deze drie documenten vormen samen een consistent geheel. Waar deze privacyverklaring spreekt over de rol van verwerker, gelden de nadere afspraken uit de verwerkersovereenkomst.

Verwerkingsverantwoordelijke of verwerker: het onderscheid

Voor een deel van de gegevens bepalen wij zelf waarom en hoe wij die verwerken. Dan zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Dit geldt bijvoorbeeld voor de gegevens uit ons contactformulier, voor sollicitaties, voor onze eigen klant- en debiteurenadministratie en voor de beveiliging van onze systemen.

Voor de gegevens die onze zakelijke klanten in onze SaaS-software invoeren of die wij in hun opdracht verwerken, waaronder gespreksopnames en gegevens van hun eigen eindklanten, treden wij op als verwerker. Onze klant is in dat geval de verwerkingsverantwoordelijke en bepaalt het doel en de middelen. Wij verwerken die gegevens uitsluitend volgens hun instructies en volgens de afspraken in de verwerkersovereenkomst. Wilt u in dat geval uw rechten uitoefenen, dan kunt u zich het beste richten tot de organisatie die uw gegevens bij ons heeft ondergebracht. Wij ondersteunen onze klanten bij de afhandeling van zulke verzoeken.

Welke persoonsgegevens wij verwerken

Afhankelijk van uw relatie met ons verwerken wij de volgende categorieen persoonsgegevens:

• Contactgegevens via het contactformulier op onze website: uw naam, bedrijf, e-mailadres, telefoonnummer, uw interesse en de inhoud van uw bericht.
• Sollicitatiegegevens: uw naam, contactgegevens, cv, motivatie, opleidings- en werkervaring en overige gegevens die u ons zelf verstrekt.
• Klant- en gebruikersgegevens binnen de SaaS-software: account- en inloggegevens, naam, functie, zakelijke contactgegevens, gebruiks- en logbestanden van de software en de gegevens die u of uw organisatie zelf in de software invoert.
• Gespreksopnames en transcripties bij CallCheckPro en Bwiser CX: audio-opnames van telefoongesprekken, de daaruit gegenereerde transcripties en de analyse- en compliancescores op de checkpoints. CallCheckPro monitort tot 100 procent van de gesprekken op 33 checkpoints.
• Gegevens die onze klanten in onze software invoeren over hun eigen eindklanten, die wij als verwerker namens hen verwerken.
• Technische gegevens die strikt noodzakelijk zijn voor de werking en de beveiliging van onze website en software.

Doeleinden en rechtsgronden

Wij verwerken persoonsgegevens alleen voor duidelijk omschreven doeleinden en op een geldige rechtsgrond uit de AVG:

• Het uitvoeren van onze overeenkomst, zoals het leveren en beheren van onze SaaS-software, support en facturatie. Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst (artikel 6, lid 1, sub b AVG).
• Het beantwoorden van uw vragen via het contactformulier, e-mail of telefoon. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om met u te communiceren en, wanneer uw vraag tot een offerte of overeenkomst leidt, het nemen van precontractuele maatregelen op uw verzoek (artikel 6, lid 1, sub f en sub b AVG).
• Het verwerken van sollicitaties en het beoordelen van kandidaten. Rechtsgrond: uw toestemming en ons gerechtvaardigd belang om geschikte kandidaten te vinden (artikel 6, lid 1, sub a en sub f AVG).
• Het opnemen, monitoren en analyseren van klantgesprekken voor kwaliteit en compliance binnen CallCheckPro en Bwiser CX. Rechtsgrond: afhankelijk van de situatie de uitvoering van de overeenkomst met onze opdrachtgever, het gerechtvaardigd belang bij kwaliteitsborging en naleving van wet- en regelgeving, of een wettelijke plicht. Verwerken wij in opdracht, dan bepaalt onze opdrachtgever de rechtsgrond.
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de fiscale bewaarplicht en de regels van de Autoriteit Consument en Markt (ACM) voor telemarketing. Rechtsgrond: wettelijke verplichting (artikel 6, lid 1, sub c AVG).
• Het beveiligen van onze systemen, fraudepreventie en het goed laten functioneren van onze diensten. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, sub f AVG).

Gespreksopnames, transcripties en lokale AI

Binnen CallCheckPro en onze Bwiser CX-dienstverlening worden telefoongesprekken opgenomen, omgezet in transcripties en geanalyseerd op vooraf vastgestelde checkpoints. Dit gebeurt om de kwaliteit van de gesprekken te bewaken, om aan compliance-eisen te voldoen en om eventuele geschillen te kunnen onderbouwen.

De transcriptie en de AI-analyse vinden lokaal plaats op onze eigen servers binnen de EU. Wij gebruiken hiervoor geen externe cloud-LLM. Daardoor verlaten de opnames en transcripties onze beveiligde EU-omgeving niet voor verwerking door derde AI-aanbieders.

Wanneer wij deze gesprekken in opdracht van een opdrachtgever verwerken, is die opdrachtgever de verwerkingsverantwoordelijke en bepaalt deze de rechtsgrond, de informatieverstrekking aan de betrokkenen en de bewaartermijn. Wij leggen de afspraken hierover vast in een verwerkersovereenkomst.

Cookies en localStorage

Onze website gebruikt geen analytics-, advertentie- of trackingcookies en volgt u niet over websites heen. Wij maken alleen gebruik van strikt functionele opslag:

• localStorage voor het onthouden van uw themavoorkeur (lichte of donkere weergave). Deze voorkeur blijft op uw eigen apparaat staan, is functioneel en vereist geen toestemming.
• Strikt noodzakelijke technische gegevens om de website veilig en correct te laten werken.

Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor wij ze hebben verzameld, of zo lang als wettelijk verplicht is. Wij hanteren de volgende uitgangspunten:

• Contactformulier en correspondentie: zolang als nodig is om uw vraag af te handelen en daarna een redelijke periode voor opvolging, waarna wij de gegevens verwijderen.
• Sollicitaties: tot uiterlijk vier weken na afronding van de procedure. Met uw toestemming bewaren wij uw gegevens langer, tot maximaal een jaar, in lijn met de richtlijn van de Autoriteit Persoonsgegevens.
• Klant- en gebruikersgegevens en gegevens binnen de SaaS-software: gedurende de looptijd van de overeenkomst. Voor gegevens die wij als verwerker verwerken gelden de afspraken in de verwerkersovereenkomst; na afloop verwijderen of retourneren wij deze volgens die afspraken.
• Gespreksopnames en transcripties: gedurende de met onze opdrachtgever afgesproken termijn of zolang dit voor kwaliteit, compliance en geschilbeslechting noodzakelijk is, waarna ze worden verwijderd.
• Administratieve en fiscale gegevens: de wettelijke bewaartermijn van zeven jaar.

Ontvangers, verwerkers en subverwerkers

Wij delen uw persoonsgegevens niet met derden voor hun eigen doeleinden en wij verkopen geen gegevens. Wel schakelen wij zorgvuldig geselecteerde dienstverleners in die in onze opdracht en onder onze instructie gegevens verwerken:

• Node24 B.V., onze ontwikkel- en infrastructuurpartner, levert de techniek en de hosting en treedt op als subverwerker.
• Onze e-maildienst, voor het versturen en ontvangen van berichten.
• Partijen die wij inschakelen wanneer wij voor onze klanten als verwerker optreden, kunnen voor die verwerking eveneens als subverwerker gelden.

Verwerkersovereenkomst en DPIA

Met alle partijen die persoonsgegevens voor ons verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Met onze zakelijke klanten sluiten wij standaard een verwerkersovereenkomst waarin de afspraken over de verwerking zijn vastgelegd; deze maakt onlosmakelijk deel uit van onze overeenkomst en van onze Algemene Voorwaarden.

Een Data Protection Impact Assessment (DPIA) stellen wij op aanvraag beschikbaar. Daarnaast kunnen wij persoonsgegevens verstrekken aan bevoegde instanties wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Opslag binnen de EU en doorgifte buiten de EU

Wij verwerken en bewaren uw persoonsgegevens binnen de Europese Unie. De AI-transcriptie en -analyse vinden lokaal plaats op onze eigen servers binnen de EU, zonder externe cloud-LLM. Hierdoor blijven uw gegevens, ook de gespreksopnames en transcripties, binnen de EU.

In beginsel geven wij geen persoonsgegevens door aan landen buiten de EU of de EER. Mocht een doorgifte in een uitzonderlijk geval toch noodzakelijk zijn, dan doen wij dat uitsluitend met de passende waarborgen die de AVG voorschrijft, zoals een adequaatheidsbesluit of de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie, en informeren wij u daarover.

Beveiliging van uw gegevens

Wij nemen de beveiliging van persoonsgegevens serieus en hebben passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om verlies en onrechtmatige verwerking tegen te gaan. Onze software en infrastructuur zijn gebouwd volgens de eisen van ISO 27001 en NEN 7510.

• Versleuteling (encryptie) van gegevens tijdens transport en, waar passend, bij opslag.
• Toegangscontrole op basis van noodzaak, met rollen en autorisaties.
• Lokale, EU-gebaseerde verwerking van AI-analyses zonder externe cloud-LLM.
• Logging, monitoring en periodieke evaluatie van onze maatregelen.

Toelichting bij ISO 27001 en NEN 7510

Dat onze omgeving is ingericht volgens de eisen van ISO 27001 en NEN 7510 betekent dat wij deze normen als uitgangspunt hanteren bij de inrichting van onze beveiliging. Dit zegt op zichzelf niets over een formele certificering tegen deze normen. Heeft u behoefte aan meer inzicht in onze maatregelen, dan kunt u contact met ons opnemen; een DPIA stellen wij op aanvraag beschikbaar.

Uw rechten als betrokkene

Op grond van de AVG heeft u verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage in de persoonsgegevens die wij van u verwerken.
• Recht op rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens.
• Recht op verwijdering, ook wel het recht om vergeten te worden.
• Recht op beperking van de verwerking.
• Recht van bezwaar tegen de verwerking, onder meer wanneer wij ons baseren op een gerechtvaardigd belang.
• Recht op dataportabiliteit: het ontvangen of laten overdragen van uw gegevens in een gangbaar formaat.
• Recht om een gegeven toestemming op elk moment in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking.

Een verzoek indienen

U kunt een verzoek tot uitoefening van uw rechten indienen via software@bwiser.nl. Wij reageren binnen de wettelijke termijn van een maand. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u vragen zich te identificeren.

Verwerken wij uw gegevens als verwerker in opdracht van een van onze klanten, dan verwijzen wij u voor de uitoefening van uw rechten naar die organisatie als verwerkingsverantwoordelijke. Wij ondersteunen onze klanten bij de afhandeling van zulke verzoeken.

Klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Bent u van mening dat wij niet zorgvuldig met uw persoonsgegevens omgaan, dan vragen wij u eerst contact met ons op te nemen, zodat wij er samen uit kunnen komen. U heeft daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op het gebied van privacy. Meer informatie en de actuele contactgegevens vindt u op autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Telemarketing en de ACM-regels (Bwiser CX)

Onze klantcontact- en outbound-salesdiensten onder de naam Bwiser CX, waaronder energietelemarketing, voeren wij uit in overeenstemming met de regels van de Autoriteit Consument en Markt (ACM) voor telemarketing. Wij verwerken hierbij contactgegevens om consumenten en ondernemers te benaderen en respecteren het recht van verzet en de toepasselijke registers.

Wij wijzen u erop dat per 1 juli 2026 de zogeheten klantrelatie-uitzondering voor particulieren en zzp'ers vervalt. Vanaf dat moment is voor telemarketing naar deze groepen voorafgaande toestemming vereist. Wij richten onze werkwijze hierop in. Wanneer wij deze diensten in opdracht van een opdrachtgever uitvoeren, leggen wij de afspraken vast in een verwerkersovereenkomst.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld vanwege gewijzigde wet- en regelgeving of nieuwe diensten. De meest actuele versie staat altijd op onze website. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij u waar dat redelijkerwijs mogelijk is. Bovenaan deze verklaring ziet u wanneer deze voor het laatst is bijgewerkt.

Contact opnemen

Heeft u vragen, opmerkingen of een verzoek over uw persoonsgegevens of over deze privacyverklaring? Neem dan gerust contact met ons op:

Wij helpen u graag verder en streven ernaar binnen de wettelijke termijn te reageren.

• E-mail: software@bwiser.nl
• Telefoon: +31 (0)85 130 7428
• Post: Bwiser B.V., Transistorstraat 54-D, 1322 CK Almere